Trámites y Servicios

ACUERDOS DE APOYO EN NOTARIAS

Hemos tratado el tema de la capacidad jurídica de la persona discapacitada mayor de edad donde mencionamos los acuerdos de apoyo como mecanismo de apoyo en la toma de decisiones de estas personas, tema del cual trataremos a continuación.

¿Qué son los acuerdos de apoyo?

La Ley 1996 de 2019, en su artículo 15, los define así: “Los acuerdos de apoyo son un mecanismo de apoyo formal por medio del cual una persona, mayor de edad, formaliza la designación de la o las personas, naturales o jurídicas, que le asistirán en la toma de decisiones respecto a uno o más actos jurídicos determinados.” Son los medios que se usan para ayudar a las personas con discapacidad y que puedan ejercer su capacidad legal.

¿Cuáles son las características de los acuerdos de apoyo?

• Son actos bilaterales porque generan obligaciones entre las partes.
• Solo algunos apoyos requieren de formalización a través de Escritura pública, Acta de Conciliación o Sentencia judicial.
• Fijan el alcance de la ayuda para las personas con discapacidad para ejercer su capacidad legal identificando los actos jurídicos y, de acuerdo a cada uno de estos, nombrar el apoyo requerido.
• Identificar a la persona que será el apoyo y especificar el tipo de colaboración que dará.

¿Cuáles son las personas que pueden servir de apoyo?

• La persona natural mayor de edad o una persona jurídica.
• Que no se encuentre inhabilitada, no con conflictos de interés para desarrollar el apoyo.

¿Cuál es el término de duración de un acuerdo de apoyo?

Tienen una duración no superior a 5 años, aunque puede señalarse un tiempo inferior, dependiendo del titular del acto jurídico y el apoyo.

¿Qué hacer cuando termina el acuerdo de apoyo y la persona con discapacidad lo sigue necesitando?

En este caso, al finalizar el periodo pactado se deberá suscribir un nuevo acuerdo de apoyo o implementar algún otro mecanismo para formalizar acuerdos.

¿Los acuerdos de apoyo tienen una suscripción máxima?

No hay un número de veces límite, se suscriben acuerdos de apoyo cuantas veces sean requeridos por el titular del acto.

¿En qué lugares se realiza el trámite para suscribir acuerdos de apoyo?

• En los Centros de Conciliación
• En las Notarías

¿Cómo se tramitan los acuerdos de apoyo en las notarías?

• Se hace un alistamiento: En las notarías se hace la implementación de los ajustes necesarios para activar los protocolos de atención para las personas con discapacidad para ejercer su capacidad legal.

En la Notaría se dan las siguientes etapas

La Notaría recepciona la solicitud que debe ser presentada por el titular del acto o por la persona de apoyo, la solicitud puede presentarse presencialmente y debe contener:

• Si existen o no acuerdos de apoyo
• Indicar los actos legales para los cuales se requiere la formalización de apoyos.
• Información de los generales de ley de la persona y los datos de contacto de la persona natural o jurídica que será el apoyo.
• Anexar un informe de valoración de apoyos, si se tiene.
• Indicar la forma de comunicación y citación que la persona titular del acto prefiera.
• Precisar si la persona requiere atención domiciliaria o si usa algún mecanismo tecnológico.

Una vez recepcionado se hacen los siguientes pasos:

1. El Notario realiza una entrevista privada con el titular del acto jurídico, a solas, indagando si es su voluntad formalizar el acuerdo de apoyo, o si ha sido presionado para ello.
2. Se hace la lectura de la escritura pública para que los otorgantes y el titular del acto jurídico tengan conocimiento de su contenido y se deje constancia en ésta de haberlo hecho.
3. Posteriormente, la Notaría extiende la Escritura Pública con base en el contenido de la solicitud y señalando los elementos requeridos para la formalización del apoyo.
4. La Notaría otorgará la Escritura Pública cuando esté de acuerdo con el contenido y se hará firmar por los comparecientes.
5. La Notaría autoriza la Escritura Pública una vez se hayan cumplido los requisitos formales y expedirá las copias de la escritura para los interesados en el trámite.
6. La Notaría hace la publicidad, dentro de los 8 días siguientes a la autorización de la escritura pública, incorporando el trámite en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC).

¿Cuál es la tarifa notarial para los acuerdos de apoyo?

La tarifa para los acuerdos de apoyo será la misma que para los actos sin cuantía.

La afectación a vivienda familiar es una figura jurídica creada para proteger la vivienda familiar, que se constituye en favor del cónyuge o compañero permanente regulada por la ley 258 de 1996.

Requisitos:

• Copia de la escritura por la cual son dueños.
• Los comprobantes fiscales del inmueble (Declaración con pago de impuestos predial unificado o paz y salvo de impuesto predial y complementarios y certificado catastral, al igual que el paz y salvo sobre contribución de valorización).
• Los documentos de identidad de los cónyuges o compañeros permanentes.

Pasos del trámite:

Para que la vivienda afectada queda a paz y salvo de la inscripción de cualquier medida cautelar (embargo), con posterioridad a su inscripción en registro, y con la única excepción reservada para el acreedor hipotecario que si puede perseguir ejecutivamente el bien inmueble.

Si no quisiera el comprador que la vivienda sea afectada por ministerio de la ley tiene que estar en ese momento presente su cónyuge o compañero (según el caso) para hacer tal manifestación y deben firmar ambos en la escritura pública, de conformidad con lo dispuesto por el articulo 6 de la mencionada ley.

Para los bienes inmuebles adquiridos con anterioridad a la vigencia de esta ley los esposos o compañeros que tengan interés en constituir esta afectación para el bien inmueble de su propiedad, pueden hacer escritura pública con este fin.

Igualmente esta figura impide que uno solo de los esposos o de los compañeros según sea el caso, pueda vender el bien inmueble sin la firma del otro; porque previamente se requiere de la cancelación de la afectación a vivienda familiar mediante escritura pública en la cual se requiere que comparezcan

Tarifa del trámite:

Revisar Resolución Tarifas

Es la diligencia mediante la cual el notario le da autenticidad a la copia de un documento cuyo original le es enseñado.

“Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que esta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.”[1]

[1] Artículo 74 del decreto 960 de 1970

Requisitos:

• Cédula de Ciudadanía
• Documento a Autenticar.

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría.

Es la diligencia mediante la cual el notario le da autenticidad a la firma que estampa en un documento un usuario debidamente identificado y presente en la notaría.

“También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.” [1]

[1] Artículo 73 del decreto 960 de 1970

Requisitos:

• Cédula de Ciudadanía.

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría.

Es la diligencia mediante la cual el notario le da autenticidad a la firma que lleva un documento, por corresponder a aquella que previamente había sido registrada ante él por el interesado.

“El notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos”.[1]

[1] Artículo 73 del decreto 960 de 1970.

Requisitos:

• Cédula de Ciudadanía.

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría.

“El notario dará testimonio de autenticidad de una fotografía de persona si establece por sus sentidos que corresponde a ella y está agregada a un escrito en que el interesado asevere ser suya y en que reconozca la firma con que autorice dicha afirmación.” [1]

[1] Artículo 76 del decreto 960 de 1970

Requisitos:

• Cédula de Ciudadanía.
• Fotografía a Autenticar.

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría.

Nuestro ordenamiento jurídico ofrece a toda persona la posibilidad de cambiar su nombre o apellidos, o ambos, por Escritura Pública. Esta diligencia solo puede realizarse por una sola vez en la vida para las personas mayores de edad.

Los padres o representantes legales del menor pueden cambiarle sus nombres y/o apellidos. A éste menor la ley le reserva el derecho a un nuevo cambio de nombre cuando sea mayor de edad.

Cabe advertir que si bien la ley autoriza el cambio en sus apellidos, esto no quiere decir que cambiará la filiación del solicitante.

De igual forma, la mujer casada podrá acudir a la Notaría para que, por Escritura Pública, adicione o suprima el apellido de su cónyuge y la preposición “de” que lo antecede.

Suscrita la Escritura Pública, que le recomendamos suscribir ante el Notario que tiene su Registro Civil de Nacimiento, dicho funcionario procederá a reemplazar el Registro Civil anterior por el nuevo con el fin de que usted pueda diligenciar, con su copia auténtica, sus nuevos documentos de identidad ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Requisitos:

• Registro Civil
• Cédula de Ciudadania

Pasos del trámite:

Si su registro civil de nacimiento se encuentra en la Registraduría Nacional del Estado Civil y no en las oficinas de un Notario, usted deberá suscribir la Escritura Pública de Cambio de Nombre ante cualquier Notario y su copia llevarla a la Registraduría para el trámite de sus nuevos documentos.

¿Qué es la cancelación de hipoteca?

Una vez cancelado lo adeudado o por acuerdo entre las partes, el acreedor a través de escritura pública declara que la deuda está pagada y que cancela la hipoteca.

Requisitos

• Presentar la primera copia que presta merito ejecutivo. (En caso de no tenerla, en la misma escritura se hará la respectiva declaración).
• Copia de la escritura pública que constituyó la hipoteca.
• En caso de que el acreedor sea un banco, carta del banco autorizando la cancelación.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una hipoteca cerrada?

Una hipoteca cerrada es la modalidad hipotecaria en la que el pago de la deuda se determina de forma específica y sus condiciones no pueden cambiar.

¿Qué es una hipoteca abierta?

Las hipotecas abiertas son las que buscan unas condiciones que les permitan, tanto al acreedor como al deudor la opción de cubrir varias deudas y de que el valor sea cambiante según se disponga por los involucrados.

Las capitulaciones matrimoniales son un contrato celebrado por Escritura Pública ante notario, mediante el cual la pareja que contraerá matrimonio o iniciará una unión marital de hecho, define el régimen que regirá los bienes que aportan.

Es un contrato irrevocable a partir del día de la celebración del matrimonio o de la constitución ante notario de la unión marital de hecho.

Requisitos:

SE PUEDE CAPITULAR, ENTRE OTROS, SOBRE:

• Los bienes inmuebles que son propios y no formarán parte del haber social.
• Los bienes muebles que no entrarán a formar parte del haber social.
• Los dineros y valores que se reservan para adquirir bienes que no entrarán a formar parte del haber social.

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría.

Reglamento de propiedad horizontal

¿Qué es una compraventa?

Acto jurídico por medio del cual una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla.

Requisitos

• Cédulas de ciudadanía de comprador y vendedor. En caso de personas jurídicas, cámara de comercio no mayor a 30 días y copia de cédula del rpte legal.
• Promesa de compraventa, si aplica.
• Paz y salvo de impuesto predial y valorización. En caso de no estar sujeto a valorización, certificación de No Valorización.
• Paz y salvo de administración si el inmueble está sometido al régimen de propiedad horizontal.
• Copia de la escritura pública de adquisición del inmueble por parte del vendedor.
• Certificado de libertad. No mayor a 30 días.
• Ficha predial y paz y salvo de valorización departamental, Si aplica.

Tarifas

Sujeto a la Resolución de Tarifas.

“La inscripción en el registro civil, es un procedimiento que sirve para establecer, probar, y publicar todo lo relacionado con el estado civil de las personas, desde su nacimiento hasta su muerte. El estado civil es un conjunto de situaciones jurídicas que relacionan a cada persona con la familia de donde proviene, o con la familia que ha formado y con ciertos hechos fundamentales de la misma personalidad. Igualmente, el decreto 1260 de 1970 artículo 1, señala que el estado civil de una persona es su situación jurídica en la familia y la sociedad, determina su capacidad para ejercer derechos y contraer ciertas obligaciones, es indivisible, indisponible e imprescriptible. Por tanto, cada acto o hecho debe ser inscrito en el correspondiente registro.”[1]

[1] Corte Constitucional. Sentencia T-308/12.

Requisitos:

• Registro Original

Pasos del trámite:

Toda anotación en el Registro Civil de las Personas sólo puede ser modificada:

• Por decisión judicial.
• Por el funcionario que lo hizo.
• Por voluntad de los interesados.

Por el funcionario que lo hizo.

Realizada la inscripción del registro civil, ésta puede corregirse directamente por el funcionario que la realizó siempre que se trate de errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan con la comparación del documento antecedente o de la sola lectura del folio.

Por voluntad de los interesados.

Los errores u omisiones en la inscripción se podrán corregir por Escritura Pública en la que el otorgante expresará las razones de la equivocación o de la omisión y las que tiene para corregirlo. Con la Escritura Pública se protocolizarán los documentos que la fundamenten.

Una vez autorizada la escritura de corrección, se procederá a la corrección del folio correspondiente.

NOTA: Toda corrección del Registro Civil implica un nuevo folio donde se consignarán los datos corregidos y la referencia al folio que se corrige. En éste último también se hará referencia al folio que lo corrige.

Es la diligencia mediante la cual cualquier persona solicita la copia de una Escritura Pública que reposa en los archivos de una notaría.

Requisitos:

Cédula de Cuidadania

Pasos del trámite:

COPIA QUE PRESTA MÉRITO EJECUTIVO:

“…si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta ese mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor se expide.”[1]

Sin son varios los acreedores, se expedirán igual número de primeras copias que presten mérito ejecutivo cuantos acreedores sean.

COPIA SUSTITUTIVA DE LA PRIMERA COPIA QUE PRESTA MÉRITO EJECUTIVO.

“En caso de pérdida o destrucción de la copia con mérito para exigir el cumplimiento de la obligación, el notario solo podrá compulsar una sustitutiva a solicitud de ambas partes, expresada en Escritura Pública, o por orden judicial…”.[2]

NOTA: En caso de aparecer la copia perdida el acreedor se ha obligado, en la escritura de solicitud de la sustitutiva, a no usarla y entregarla al notario que la expidió.

[1] Artículo 80 del decreto 960 de 1970
[2] Artículo 81 del decreto 960 de 1970

La disolución y liquidación de la sociedad conyugal por mutuo acuerdo de los cónyuges puede hacerse mediante Escritura Pública ante Notario.

Consiste este trámite en elevar a Escritura Pública la manifestación de los cónyuges de disolver la sociedad conyugal que entre ellos existe; el inventario de los bienes y deudas sociales; y la liquidación y adjudicación entre ellos.

Requisitos:

• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.
• Copia auténtica del Registro Civil de Matrimonio.
• Comprobantes fiscales de los inmuebles, cuando los hubiere.
• Paz y salvo Municipal o de predial, para los inmuebles de fuera de Bogotá.
• Paz y salvo de valorización.
• Predial pago del año en curso en Bogotá y ciudades que tengan el sistema de auto avalúo.
• Para inmuebles sujetos a Propiedad Horizontal paz y salvo de administración.

Pasos del trámite:

BIENES AJENOS A LA SOCIEDAD CONYUGAL.

No son bienes de la sociedad conyugal los adquiridos por cualquiera de los cónyuges a título de donación, herencia o legado; los obtenidos con dineros propios definidos en las capitulaciones matrimoniales o en una donación por causa de muerte; o los aumentos materiales que acrecen esos inmuebles formando un mismo cuerpo con ellos, tales como por aluvión, edificación, plantación o cualquiera otra causa.

El divorcio es la disolución de un matrimonio conforme a la ley.

Cuando el divorcio se decide sobre un vínculo matrimonial religioso que produce efectos legales, se denomina cesación de efectos civiles de matrimonio religioso.

De conformidad con la ley 962 de 2005 y el decreto 4436 del mismo año, el divorcio o la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso puede adelantarse ante notario siempre que exista mutuo acuerdo entre los cónyuges. Su trámite debe adelantarlo el abogado apoderado de los cónyuges.

Cuando no existe mutuo acuerdo entre los cónyuges, el divorcio o la cesación de efectos civiles del matrimonio religioso ha de adelantarse ante el juez.

Requisitos:

• Copia auténtica del registro civil de matrimonio.
• Copia auténtica de los registros civiles de nacimiento de los cónyuges.
• Copia de la cédula de ciudadanía de los cónyuges.
• Si existen hijos menores, copia de los registros civiles de nacimiento.
• Solicitud del trámite suscrita por el abogado.
• Acuerdo de alimentos respecto de la pareja suscrito y presentado personalmente por ellos.
• Acuerdo de alimentos respecto de los hijos menores, suscrito y presentado personalmente por los cónyuges.
• Poder especial al abogado para adelantar el trámite.
• Expresamente lo pueden facultar también para suscribir la Escritura Pública correspondiente, si así los cónyuges lo desean.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta profesional del abogado.
• Concepto del Defensor de Familia sobre el Acuerdo cuando hay menores de edad, en caso de que lo tengan.

Pasos del trámite:

CONTENIDO DEL ACUERDO DE DIVORCIO O DE CESACIÓN DE LES EFECTOS CIVILES DE MATRIMONIO RELIGIOSO.

El Acuerdo debe contener:

• Decisión conjunta de llevar a cabo el trámite ante notario[1].
• Definición de obligaciones alimentarias entre cónyuges, si hay lugar a ello.

CONTENIDO DEL ACUERDO CUANDO HAY HIJOS MENORES DE EDAD.

Además de lo indicado en el punto anterior:

• La custodia y el cuidado personal de los hijos.
• El régimen de alimentos o cuota alimentaria que comprende la educación, recreación, salud.
• El régimen de visitas
• Régimen de vacaciones, cumpleaños, navidad y fin de año, etc.
• El aumento anual de la cuota alimentaria.

LIQUIDACION DE LA SOCIEDAD CONYUGAL.

En la misma Escritura Pública que contenga el Divorcio o la Cesación de los efectos civiles de matrimonio religioso puede liquidarse la sociedad conyugal, para lo cual los remitimos al trámite correspondiente.

NOTA: Recomendamos que en la escritura Pública de Divorcio o de Cesación de los Efectos Civiles de Matrimonio Religioso se liquide también la sociedad conyugal pues ella solo cesará definitivamente con su liquidación.

[1] Sea de Divorcio o de Cesación de los efectos civiles de matrimonio religioso.

¿Qué es el englobe?

Es un acto a través del cual el dueño de inmuebles colindantes los une para conformar un solo globo. El englobe sólo pueden realizarlo quienes aparezcan como propietarios.

Éste es un procedimiento para cambiar las características de los dos inmuebles con un lindero común, al agregar uno al otro, habiendo o no cambio de propietario o poseedor.

Lo bienes deben describirse por su cédula catastral, nomenclatura o dirección, linderos y datos de registro en la oficina de Instrumentos Públicos, señalándose en la Escritura los linderos del terreno englobado a construir.

En caso de requerir el englobe de predios ubicados en diferentes círculos registrales, en ausencia de reglamentación al respecto, la Superintendencia ha establecido un procedimiento donde se determina que es la oficina de registro donde esté inscrita la mayor área de terreno la que debe conservar la matrícula perteneciente al globo.

Los requisitos para este trámite son:

• Fotocopia de la cédula del propietario de los inmuebles.
• Escritura de los mismos.
• Planos del englobe (antes y después) que se va a hacer, con la especificación del área, los linderos y la cabida.
• Certificado de Tradición y Libertad de los predios. (No mayor a 15 días).

¿Qué es el desenglobe?

Es un acto con el cual el dueño de un terreno comienza a dividirlo en varias fracciones o lotes. Para hacer esto debe alinderar en forma especial el terreno que segrega como el restante.

Hay ciertas limitaciones a este desenglobe, pues si tiene derecho de cuota en común y proindiviso no puede hacerlo, porque su derecho no ha sido determinado, sino hasta que se efectúe la partición material del inmueble, o si se trata de zonas comunes de predios sujetos al régimen de propiedad horizontal, éstas no pueden desenglobarse.

Los requisitos para este trámite son:

• Documentos de identificación de los contratantes. En caso de personas jurídicas cámara de comercio no mayor a 30 días.
• Licencia de división emanada de la Curaduría o de la Oficina de Planeación Municipal, en el caso que en el municipio no hayan curadores.
• En caso de ser terreno rural, si es esencial, la autorización de la entidad competente
• Escritura de propiedad del predio.
• Certificado de Tradición y Libertad del inmueble. No mayor a 30 días
• En caso que se trate de una persona jurídica, se requiere la Matrícula de Registro Mercantil, para comprobar su existencia y representación legal. No mayor a 30 días
• Si el poder fue otorgado por escritura pública, adicionalmente debe aportar su vigencia.

Toda la documentación debe radicarse completa y de manera física para mayor información sobre tiempos y costos.

¿Qué es?

Son declaraciones verbales o escritas presentadas ante el Notario en las que se asegura bajo juramento la existencia de determinados hechos ante una Notaría que da fé de lo que ahi se declara.

Requisitos:

• Asistir personalmente a la Notaría.
• Llevar la cédula de ciudadanía.
• Llevar la declaración escrita para revisión del Notario o dar la versión verbalmente.
• Llevar cualquier otro documento que usted considere sirva para dar fé de su declaración y haga constancia de lo que usted desea declarar.

En cuanto a los datos que contiene la declaración extrajuicio están los siguientes:

• Nombre
• Documento de identificación
• Estado civil
• Teléfono y dirección del domicilio
• Objeto o contenido que se busca declarar por medio de este instrumento
• Describir bajo juramento los alcances que logra la ley
• Firmas

Tiempo Estimado de entrega: El mismo día
Costo: Según la tarifa notarial, aquí.

“Los hijos son legítimos, extramatrimoniales o adoptivos y tendrán iguales derechos y obligaciones.”[1]

La legitimación de un hijo es el acto jurídico por el cual se reconoce la calidad de legítimo al hijo de la misma pareja que contrae matrimonio, que no tenía ésta calidad por haber nacido con anterioridad a la celebración de éste.

[1] Artículo 1° de la ley 29 de 1982.

Requisitos:

• Cédula de Ciudadania
• Registros civil o tarjetas de identidad

Pasos del trámite:

“LEGITIMACION POR DECLARACION EXPRESA. Fuera de los casos de los dos artículos anteriores, el matrimonio posterior no produce ipso jure, la legitimidad de los hijos. Para que ella se produzca es necesario que los padres designen en el acta de matrimonio, o en Escritura Pública, los hijos a quienes confieren este beneficio, ya estén vivos o muertos.”[1]

Se refiere el artículo citado a los hijos comunes ya nacidos de la pareja que contrae matrimonio.

En la Escritura Pública de Matrimonio o en el Acta de Matrimonio Religioso (que produzca efectos civiles, como el católico) los contrayentes pueden manifestar su voluntad de legitimar a sus hijos comunes.

[1] Código Civil, artículo 239.

Cuando es necesario proteger el patrimonio familiar ante terceros, como embargos a la vivienda, es posible cancelar o levantar el patrimonio de familia. Este levantamiento puede realizarse ante notario. Por lo general, se deshacen los actos de la misma forma en que se realizaron. En el caso del patrimonio de familia, se hace a través de una escritura pública.

Levantamiento del patrimonio de familia

Si no hay hijos menores de edad, se puede realizar el levantamiento ante notario mediante una escritura pública, un proceso relativamente sencillo. Sin embargo, si hay hijos que ya han alcanzado la mayoría de edad, se deben presentar registros civiles que lo demuestren.

Documentos necesarios para presentar junto con la solicitud:

• Copia del registro civil de los menores.
• Copia de la escritura pública de constitución del patrimonio de familia.
• Certificado de Libertad y Tradición del inmueble.

El levantamiento o cancelación del patrimonio de familia debe ser inscrito en la oficina de registros públicos.

Costo: Según la tarifa notarial, aquí.

La sociedad conyugal es aquella que se constituye entre los contrayentes al momento del matrimonio.

Está integrada por los activos y pasivos que durante la vida de la sociedad conyugal adquirieron los cónyuges y que al momento de su liquidación les corresponden a cada uno de ellos por partes iguales.

Cuando la disolución de la sociedad conyugal se realice por mutuo acuerdo de los cónyuges se hará por Escritura Pública ante Notario.

Requisitos:

• Solicitud.
• Relación de activos.[1]
• Relación de pasivos.
• Documentos soporte de los pasivos (certificaciones, letras, pagarés y demás que prueben su existencia y el saldo a la fecha de la firma de la Escritura Pública).
• Adjudicación de los activos y pasivos entre los cónyuges.

NOTA: La disolución y Liquidación de la sociedad conyugal por sí misma no disuelve el matrimonio. La pareja puede continuar casada y en adelante cada uno manejará sus activos y pasivos en forma independiente.

[1] Si se trata de bienes inmuebles deben ser identificados con linderos, cédula catastral, matrícula inmobiliaria y demás datos necesarios para el registro.

Pasos del trámite:

DISOLUCION DE LA SOCIEDAD CONYUGAL

La disolución de la sociedad conyugal se da por las razones legales que llevan a ella, a saber:

1. “Por la disolución del matrimonio.
2. Por la separación judicial de cuerpos, salvo que fundándose en el mutuo consentimiento de los cónyuges y siendo temporal, ellos manifiesten su voluntad de mantenerla.
3. Por la sentencia de separación de bienes.
4. Por la declaración de nulidad del matrimonio, salvo en el caso de que la nulidad haya sido declarada con fundamento en lo dispuesto por el numeral 12 del artículo 140 de este Código. En este evento, no se forma sociedad conyugal, y
5. Por mutuo acuerdo de los cónyuges capaces, elevado a Escritura Pública, en cuyo cuerpo se incorporará el inventario de bienes y deudas sociales y su liquidación. “[1]

[1] Artículo 1820 del Código Civil.

El matrimonio civil es un contrato solemne por el cual un hombre y una mujer se unen con fines de vivir juntos, de procrear y de auxiliarse mutuamente. Lo pueden celebrar el Notario o el Juez.

Requisitos:

PERSONAS SOLTERAS:

• Solicitud de Matrimonio.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
• Copia auténtica del Registro Civil de Nacimiento.
• Si hay hijos de la pareja que se va a casar, presentar los Registros Civiles de Nacimiento para legitimarlos.
• Poder especial en el caso de matrimonio por poder.
• Si existe hijo menor de uno de los contrayentes, presentar el Registro Civil de Nacimiento y el
• Inventario Solemne de los bienes del menor.
• Si los contrayentes son menores de edad (varones entre 14 y 18 años; mujeres entre 12 y 18 años), presentar el permiso escrito de sus padres o representantes (Tutores o Curadores).

PERSONAS DIVORCIADAS O VIUDAS:

• Solicitud de Matrimonio.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
• Copia auténtica del Registro Civil de Nacimiento, con la Nota marginal de divorcio.
• Copia de la Sentencia o de la Escritura Pública de Divorcio o de Cesación de los Efectos Civiles de Matrimonio Religioso.
• Copia de la Escritura Pública o de la Sentencia de liquidación de la sociedad conyugal anterior. Si no la ha liquidado deberá manifestarlo así en la Solicitud de Matrimonio.
• Copia del Registro Civil del anterior matrimonio, con las respectivas notas marginales de divorcio o de cesación los efectos civiles matrimonio religioso, y de liquidación de la sociedad conyugal, si fuere el caso.
• Registro Civil de defunción del cónyuge fallecido.

NOTA: Para las segundas nupcias no es requisito haber liquidado la sociedad conyugal anterior, pero es recomendable haberlo hecho.

SEGUNDAS NUPCIAXS:

1. Copia autentica del folio de Registro civil de nacimiento de cada uno de los contrayente, apto para matrimonio civil, de ambas caras y con fecha de expedición no mayor a TRES (3) MESES, con las respectivas anotaciones del anterior matrimonio, DIVORCIO O CESACIÓN DE LOS EFECTOS CIVILES, según sea el caso.
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% de cada uno de los contrayentes.
3. Copia autentica del folio del registro civil del matrimonio anterior con las anotaciones respectivas, junto con copia autentica del libro de varios. Si uno de los contrayentes es viudo(a) debe presentar copia autentica del registro civil de matrimonio conjuntamente con la copia autentica del registro de defunción del contrayente fallecido.

PERSONAS EXTRANJERAS:

• Solicitud de Matrimonio.
• Copia del pasaporte o de la cédula de extranjería.
• Registro civil de nacimiento apostillado y traducido oficialmente al español por un traductor debidamente certificado.
• Certificado de soltería o su equivalente.
• Poder especial presentado personalmente ante el Cónsul de Colombia y, de ser el caso, traducido al español, cuando uno de los dos no puede asistir.
• Cuando el extranjero no hable español, en el matrimonio deberá intervenir un traductor oficial, quien también suscribirá la Escritura Pública de Matrimonio.

Los documentos aportados por el extranjero deben tener vigencia no mayor a tres meses.

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría con los requisitos para efectuar el matrimonio.

Descargar guía de solicitud matrimonio civil hombre

Descargar guía de solicitud matrimonio civil mujer

Descargar guía de solicitud matrimonio civil heterosexual

Descargar guía de solicitud matrimonio civil homosexual varones

Descargar guía de solicitud matrimonio civil homosexual mujeres

Recuerda que en la Notaría Cuarta de Barranquilla puedes realizar tu tramite de pre apostille

¿Qué es apostilla?

La apostilla es certificar la autenticidad de la firma de funcionarios públicos o agentes diplomáticos en ejercicio de sus funciones y la calidad en que hayan actuado, la cual deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento sea válido y surta efectos legales en otro país miembro del Convenio de la Haya de 1961, sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros.

¿Como hacer el pre apostille?

1. Deberá solicitar en la Notaría respectiva, la firma digital del documento para apostillar o legalizar, junto con la generación del código de identificación.
2. Una vez reciba el correo electrónico con los datos de aprobación del trámite, valide que estén correctos y correspondan a su documento.
3. Para registrar la solicitud de Apostilla o Legalización en línea, el usuario deberá ingresar en el sitio Web del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Datos a tener en cuenta

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FIRMA DIGITAL – Documentos firmados en Notarías colombianas, seleccionar el país de destino e indicar el código de identificación que le fue remitido por la correspondiente Notaría al correo electrónico proporcionado para el trámite.

*No aplica para copias expedidas por Registraduría Distrital, Municipal, Especial, Auxiliar, Corregidores, Alcaldías o Inspecciones de Policía, cuyo trámite debe hacerse a través del correo validacionsirf@registraduria.gov.co Para más información consulte “Documentos electrónicos con firma digital, numeral 5 “DOCUMENTOS DE REGISTRADURÍA NACIONAL”.

Nota: Tenga presente que la fiel copia de su documento (registros civiles, escrituras públicas o libro de Registro de varios) debe ser expedida por la Notaría en donde reposa el original.

El Protocolo Notarial es la sucesión metódica de las escrituras públicas que el notario ha autorizado y tiene, en libros que las ordenan, bajo su custodia legal.

La protocolización consiste en incorporar al protocolo una Escritura Pública por voluntad del interesado, por mandato legal, o por orden del juez.

Requisitos:

CIERTOS ACTOS QUE POR MANDATO LEGAL HAN DE PROTOCOLIZARSE.

• Compraventa e hipoteca de bienes inmuebles, y en general todo acto que los afecte, modifique o aclare.
• Matrimonio civil celebrado ante Juez o Notario.
• Proceso judicial de sucesión.
• Proceso judicial de deslinde y amojonamiento.
• Testamento.

Pasos del trámite:

CIERTOS ACTOS QUE POR MANDATO LEGAL HAN DE PROTOCOLIZARSE.

• Compraventa e hipoteca de bienes inmuebles, y en general todo acto que los afecte, modifique o aclare.
• Matrimonio civil celebrado ante Juez o Notario.
• Proceso judicial de sucesión.
• Proceso judicial de deslinde y amojonamiento.
• Testamento.

Toda persona que suscriba un documento privado podrá acudir ante el notario para que autorice el reconocimiento que hace del contenido y de su firma en aquel.

Este acto supone la exactitud del contenido y autenticidad de la firma del documento por parte de la persona que lo suscribe.

Requisitos:

• Cédula de Ciudadania

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría

El reconocimiento de Paternidad de hijos extramatrimoniales es irrevocable y puede realizarse:

• Por orden del Juez.
• En el acta de nacimiento, firmándola quien reconoce.
• Por Escritura Pública.
• Por testamento.
• Por manifestación expresa hecha ante un juez.

Al Notario le corresponde indagar por el nombre, apellido, identidad y residencia del padre y de la madre, a fin de realizar con la mayor cantidad de información pertinente la inscripción en el Registro Civil correspondiente.

Requisitos:

Acercarse a la Notaría

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría

El Registro Civil de Defunción es el documento público que acredita legalmente el fallecimiento de una persona.

Está compuesto por un original y dos copias. El original entra a formar parte del archivo de la Notaría, Registraduría o Consulado, donde se denunció el hecho; la primera copia se remite a la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional; y, la segunda copia se le entrega al interesado.

Requisitos:

• Certificado médico de defunción.
• Copia de la cédula de ciudadanía del denunciante.
• Orden judicial en caso de haber excedido el plazo para registrar el fallecimiento.
• Orden judicial si la muerte fue violenta o se desconocen los motivos.

NOTA: El registro de defunción por causas naturales debe producirse dentro de los 2 días siguientes a aquel en se produjo la muerte, de lo contrario se requerirá autorización judicial.

Pasos del trámite:

LAS DEFUNCIONES QUE DEBEN REGISTRARSE.

Debe registrarse toda muerte de un colombiano o de un extranjero que ocurra en el territorio nacional, o de un colombiano residente en el exterior, bien haya acontecido por causas naturales, por muerte violenta o por presunción de muerte debidamente decretada por el juez.

DEBER DE DENUNCIAR.

Tienen el deber de denunciar el hecho de la muerte y registrarla:

• El cónyuge sobreviviente.
• Los parientes mayores de edad más próximos.
• Las personas que habiten en la casa donde ocurrió el fallecimiento.
• El médico que atendió al difunto.
• La funeraria que atiende las exequias.
• El director o administrador del establecimiento donde ocurre el fallecimiento.
• La autoridad de policía que encuentre el cadáver de una persona desconocida o que no sea reclamado.

El Registro Civil de Matrimonio es el documento público que establece la existencia legal de un matrimonio. Es por la anterior razón que todo matrimonio celebrado ante juez, notario o sacerdote católico, debe registrarse.

En Colombia el único matrimonio religioso que produce efectos civiles es el católico por cuanto así está acordado en el tratado llamado Concordato entre Colombia y el Estado Vaticano. Los matrimonios celebrados en el extranjero entre dos colombianos por nacimiento o un colombiano por nacimiento y un extranjero, también han de registrarse.

Requisitos:

• Registro Civil de Nacimiento de los contrayentes.
• Cédula de ciudadanía original de ambos contrayentes.
• Partida eclesiástica original debidamente autenticada por la curia, cuando se trate de matrimonio católico.
• Si el matrimonio se realiza ante juez, acta del matrimonio debidamente protocolizada mediante Escritura Pública.

Nota: Si el matrimonio es celebrado en el exterior se puede registrar en el consulado correspondiente o en cualquier Notaría o Registraduría.

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría.

El Registro Civil de Nacimiento es la base legal única y definitiva para la identificación de una persona de nacionalidad colombiana.

El registro civil de nacimiento puede hacerse en la Notaría del lugar donde ocurrió el nacimiento o, de no haber notaría o la que existe no lleva el registro civil, en la oficina de Registro Civil.

En el registro civil de nacimiento se registrarán, a medida que vayan ocurriendo, todos los hechos y actos que modifiquen el estado civil o la capacidad de la persona registrada.

Requisitos:

ANEXOS PARA MENORES DE 1 MES

Una vez registrado, el niño nace a la vida jurídica y por tanto es sujeto de los derechos y obligaciones que tenemos todos los colombianos.

Para registrarlo deberá aportar:

• El original del Certificado de Nacido Vivo expedido por el médico o el centro hospitalario.
• El grupo sanguíneo y el RH del menor.
• Si no se tiene el certificado de nacido vivo una declaración bajo juramento de 2 testigos que hayan presenciado el nacimiento o tengan noticia de él.

ANEXOS PARA MAYORES DE 1 MES

Si la madre no fue atendida por un médico y ha pasado más de un mes del nacimiento, se deben presentar:

• Si se tienen, alguno de los documentos descritos en el punto anterior.
• Una declaración bajo juramento de 2 testigos que hayan presenciado el nacimiento o tengan noticia de él.

El Certificado de Nacido Vivo de una entidad oficial tiene vigencia permanente.

SOBRE LA PATERNIDAD.

• Si los padres no están casados pero el padre quiere reconocerlo, los dos deben suscribir el Registro de Nacimiento en la forma como se les indique.
• Si se trata de un hijo extramatrimonial no reconocido, la inscripción estará a cargo de la madre. Podrá indicar en el registro los nombres y apellidos del padre presunto.
• Si la madre no expresa el nombre y apellido del padre presunto pero luego ambos comparecen para hacer el reconocimiento del hijo extramatrimonial, éste trámite se hará mediante Escritura Pública.

Pasos del trámite:

ACTOS Y HECHOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO DE NACIMIENTO.

Deben inscribirse en el Registro Civil de Nacimiento, entre otros:

• Nacimientos en territorio colombiano.
• Nacimientos en el exterior de personas hijas de padre y madre colombianos.
• Nacimientos en el exterior de personas hijas de padre o madre colombianos.
• Nacimientos de extranjeros residentes en el país, en caso que lo solicite un interesado.
• Reconocimiento de hijo extramatrimonial.
• Legitimaciones.
• Adopciones.
• Alteraciones de la patria potestad.
• Emancipaciones.
• Habilitaciones de edad.
• Matrimonios.
• Capitulaciones matrimoniales
• Interdicciones judiciales.
• Discernimientos de guarda.
• Rehabilitaciones
• Nulidades de matrimonio.
• Divorcios.
• Cesación de efectos civiles de matrimonio religioso.
• Separaciones de cuerpos.
• Separaciones de bienes.
• Liquidación de sociedades conyugales.
• Cambios de nombre.
• Declaraciones de seudónimo.
• Declaraciones de ausencia.
• Defunciones.
• Declaraciones de presunción de muerte.
• Y en general, todos los hechos y actos relacionados con el estado civil y la capacidad de las personas.

PERSONAS QUE PUEDEN SOLICITAR EL REGISTRO.

Pueden solicitar el Registro Civil de Nacimiento:

• El padre o la madre;
• Los familiares más cercanos;
• El director del establecimiento donde ocurrió el nacimiento;
• El director del establecimiento que tenga a cargo el menor;
• El propio interesado si es mayor de 18 años.

QUE COMPRENDE EL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO.

El Registro Civil de Nacimiento comprende:

• El nombre de quien se registra;
• El sexo;
• El municipio o distrito y la fecha de nacimiento;
• La oficina donde se inscribió;
• La hora y el lugar del nacimiento;
• Los nombres, apellidos e identificación de la madre y el padre;
• La nacionalidad de los padres y su estado civil;
• El código de los registros de nacimiento y matrimonio de los padres;
• El nombre y apellido del profesional que certificó el nacimiento y el número de su licencia.

Adicionalmente se imprimirán las huellas plantares del inscrito si es menor de siete años, o la de los dedos pulgares de la mano del inscrito cuando es mayor de dicha edad.

Dispone la norma que en el registro civil de nacimiento deberán inscribirse como apellidos del inscrito el primero del padre, seguido del primero de la madre, si fuere hijo legítimo o extramatrimonial reconocido o con paternidad judicialmente declarada; en caso contrario, se le asignarán los apellidos de la madre.

Autorización orden de los apellidos

EXTRANJEROS DE PADRES COLOMBIANOS

Los hijos de padre o madre colombiano que hayan nacido en el extranjero, deberán dirigirse a la Registraduría más cercana y presentar: Original de la partida de nacimiento. Este documento deberá estar apostillado y traducido mediante traductor Oficial. Original y fotocopia de las cédulas de ciudadanía de los padres.

Documentos requeridos para la salida de menores del país

Aplican para menores de edad colombianos y extranjeros titulares de visa de residente en Colombia

• Pasaporte vigente o documento de viaje válido que lo reemplace, o documento de identidad según el caso.
• Visa o permiso vigente según el caso.
• Copia autentica (no mayor 30 días) del Registro civil de nacimiento para acreditar parentesco y tarjeta de identidad para mayores de 7 años.
• Permiso de salida suscrito por el(los) padre(s) que no viaje(n) con el infante o adolescente.

Casos especiales:

• Si el padre o madre que otorga el permiso, se encuentra en el exterior, el permiso debe estar autenticado ante el consulado colombiano.
• Para los menores adoptados, se debe presentar original o copia autentica de la sentencia de adopción debidamente ejecutoriada.
• Cuando uno de los padres ha fallecido, se debe presentar el Registro Civil de Defunción del mismo en copia autenticada.
• En caso de fallecimiento de los dos padres, se debe presentar el permiso de salida suscrito por el representante legal o tutor del menor, conforme a la Ley y los documentos que respalden la designación de esta persona como responsable del menor.
• Cuando los padres están en conflicto se debe presentar permiso otorgado por el Juez de Familia.
• Si la patria potestad está en cabeza de uno de los padres, se debe presentar copia de la sentencia debidamente ejecutoriada.
• Si viaja con persona diferente de los padre, debe presentar fotocopia amplada de la cédula de ciudadanía de esa persona.

Descargar formato de autorización para salida de menores del país

“Se presume sociedad patrimonial entre compañeros permanentes y hay lugar a declararla judicialmente en cualquiera de los siguientes casos:

1. Cuando exista unión marital de hecho durante un lapso no inferior a dos años, entre un hombre y una mujer sin impedimento legal para contraer matrimonio;
2. Cuando exista una unión marital de hecho por un lapso no inferior a dos años e impedimento legal para contraer matrimonio por parte de uno o de ambos compañeros permanentes, siempre y cuando la sociedad o sociedades conyugales anteriores hayan sido disueltas por lo menos un año antes de la fecha en que se inició la unión marital de hecho.”[1]

[1] Artículo 2 ley 54 de 1990.

Requisitos:

La Sociedad Patrimonial se constituye:

1. Por Escritura Pública ante Notario.
2. Por Diligencia de Conciliación ante Notario o Conciliador.
3. Por sentencia judicial.

La Sociedad Patrimonial vale para parejas del mismo sexo.

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría.

Las sucesiones por mutuo acuerdo de los herederos pueden hacerse mediante Escritura Pública ante Notario.

Salvo las de mínima cuantía, las sucesiones requieren ser tramitadas mediante abogado con poder debidamente otorgado para el efecto por los herederos.

Si dentro de los herederos hay menores de edad o incapaces:

• Cuando menos uno de los herederos debe ser mayor de edad.
• Los menores o incapaces deben estar legalmente representados.
• Que herederos y representantes de los menores o de los incapaces acuerden adelantar la sucesión
• de común acuerdo ante el Notario.

Requisitos:

• Registro Civil de Defunción del causante.
• Registro civil de los herederos.
• Registro Civil de Matrimonio del causante.
• Poder o poderes al abogado.
• Inventario y avalúo de los bienes.
• Relación del pasivo de la herencia y de la sociedad conyugal si fuera el caso.
• Trabajo de partición y adjudicación.

Pasos del trámite:

ORDENES HEREDITARIOS

• Primer Orden: Hijos Legítimos, extramatrimoniales o adoptivos.
• Segundo Orden: A falta de hijos, los ascendientes del causante (padres) y el cónyuge o compañero permanente.
• Tercer Orden: A falta de los anteriores, los hermanos del causante y el cónyuge o compañero permanente.
• Cuarto Orden: A falta de hermanos, cónyuge o compañero permanente, los sobrinos.
• Quinto Orden: A falta de todos los anteriores el I.C.B.F

El Testamento es el Instrumento Público Notarial en el que una persona manifiesta su última voluntad de disposición de sus bienes, o de una parte de ellos, para que tenga pleno efecto después de su muerte. El Testador conserva la facultad de revocar las disposiciones testamentarias mientras se encuentre vivo.

Requisitos:

Para su validez estos testamentos deben cumplir los requisitos previstos por la ley.

Pasos del trámite:

TIPOS DE TESTAMENTO

Existen dos tipos de testamento:

• El solemne; que puede ser abierto o cerrado.
• El abierto es aquel en que el testador hace públicas sus disposiciones testamentarias dentro del cuerpo de la Escritura Pública. Al momento de otorgar éste testamento se requiere la presencia física del Testador, del Notario, quien lee el Testamento de corrido y de viva voz, y de 3 testigos.
• El cerrado es aquel en que el testador presenta al notario y a los testigos un sobre cerrado y declara, dentro del cuerpo de la Escritura Pública, que el sobre contiene el escrito de su testamento o última voluntad.
• Este sobre cerrado, sellado y firmado de conformidad con lo previsto en las normas correspondientes, lo guarda el Notario y queda bajo su custodia.
• Al momento de otorgar éste testamento se requiere la presencia física del Testador, del Notario, quien lee la Escritura Pública de corrido y de viva voz, y de 5 testigos.
• El menos solemne o privilegiado.

Son:

• El testamento verbal;
• El testamento militar; y,
• El testamento marítimo.

Para su validez estos testamentos deben cumplir los requisitos previstos por la ley.

TESTIG#OS

Los testigos no pueden ser trabajadores dependientes o parientes entre sí, o del testador o del notario.

“Se denomina Unión Marital de Hecho, la formada entre un hombre y una mujer, que sin estar casados, hacen una comunidad de vida permanente y singular. Igualmente, y para todos los efectos civiles, se denominan compañero y compañera permanente, al hombre y la mujer que forman parte de la unión marital de hecho”.[1]

[1] Art. 1° Ley 54 de 1990.

Requisitos:

La unión marital de hecho vale para parejas del mismo sexo.
La Unión Marital de Hecho se constituye:

1. Por Escritura Pública ante Notario.
2. Por Diligencia de Conciliación ante Notario o Conciliador.
3. Por sentencia judicial

Pasos del trámite:

Acercarse a la Notaría.

Descargar formato de solicitud de unión marital de hecho